淮阴师范学院档案部门业务建设规范

一、引言

为了加强学校档案部门的业务建设，做到门类齐全，结构合理，管理科学，有效服务。根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案实施办法》和教育部《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规和规章制度制定本规范。

二、档案工作的基本原则

（一）学校在党政管理、教学科研和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料、均属学校档案。

（二）学校档案工作是办好学校的重要基础之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，档案工作是学校评估的重要内容之一。

（三）学校档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

（四）学校实行部门立卷归档制度，纳入学校整体发展规划，纳入学校整体考核评估指标体系;档案工作与学校各项工作实行同布置、同检查、同总结、同验收管理。

（五）由一名校领导分管档案工作，各立卷部门要有一位负责人分管本单位的档案，并确定专(兼)职档案人员具体承办。

（六）学校要把档案工作列入学校计划，在人员、经费、库房、设备和各方面给予保证。

（七）学校档案工作要努力从经验管理转向科学管理，采用先进的管理技术，大力开发档案信息资源，满足学校和社会的需要。

三、档案部门的任务

（一）贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全校档案工作。

（二）制定本校档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况。

（三）负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料。

（四）开展档案的开放和利用工作。

（五）参加信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。

（六）参加档案工作协作组，学术研究和交流活动。

（七）培训全校专(兼)职档案工作人员。

（八）开展档案宣传工作和利用者教育活动。

（九）完成学校领导交办的其他任务。

四、档案部门的制度建设

（一）综合性的规章制度，包括各种综合性的实施办法、细则、规定。

（二）立卷归档制度，包括校内各部门立卷要求，各种门类和载体的档案归档范围、归档时间和归档方法。

（三）档案保管制度，包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。

（四）档案的保密、保卫制度，包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。

（五）档案的统计制度，包括统计时间、项目、内容、办法。

（六）开放档案的利用制度，包括确定档案开放与控制使用的具体范围和开放档案的管理办法等。

（七）未开放档案的利用制度，包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理办法等。

（八）档案的鉴定制度，包括鉴定范围、组织、办法、程序、手续等。

（九）档案部门及下属科室负责人、全体人员的岗位责任制度，包括目标、职权、权限、任务、考核、奖惩措施等。

五、档案的收集

（一）收集的范围

1.学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

（1）根据《高等学校档案实体分类法》以及学校的具体情况，应归档案有：党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、名人等十大类文件材料;

（2）反映学校工作和活动的有价值的声像载体材料;

（3）本单位获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌以及废止的各种印章，获赠的纪念品、宣传品及反映本单位不同发展阶段的产品样品，实体性科技成果、工装和设备等物品；

（4）征集国内外与学校有关的各种具有保存价值的其他材料;

（5）校内教职工在其非职务活动中形成的文件材料，可按征集、代管捐赠的方式处理。

2.建国前学校的各类档案。

3.并入学校的单位的档案。

（二）立卷归档工作

1.部门、课题组立卷归档是学校档案工作基本制度和基础，各部门必须分工明确，协同配合。

2.学校分管档案工作的校领导、各部门分管档案工作的负责人，都应把涉及相应范围的档案工作列入自己的职责范围，督促有关部门、有关人员认真做好立卷归档工作。

3.全校性、综合性的由党委办公室、院长办公室负责立卷归档。其余按职能部门分工负责相应门类的立卷归档。

4.立卷归档涉及多个部门的大类，由一个或几个主要职能部门负责集中归档。

（三）案卷的质量要求

1.各门类档案的质量要求：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管利用。

2.卷内文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。

3.管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，原稿在后;定稿在前，历次重要讨论稿在后;结论性材料在前，依据性材料在后。

4.在充分照顾前述原则和不影响文件的有机联系情况下，同一内容的卷内文件要按永久、长期、短期先后排列。

（1）确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断：凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管;凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管;凡在较短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。

（2）对上级发来的文电、除少数直接针对本校，并要执行的重要文件，应永久保管外，其余多数为长期、短期保管。

5.卷内文件要求文字材料在前、图样在后。图样按目录或图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。

6.立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时，单份装订，一般不超过200页;当问题单一，文件较少，又不便一起归类时，可立薄卷。

7.卷内文件材料按顺序排好后，用不锈钢钉在单件材料的左上角或是左面按件装订，并在材料最上方右上角空白位置盖件号章，逐个填写相应内容。凡是有文字图片内容的均在页面的左右下角用铅笔工整的标上阿拉伯数字页码。

8.每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料原有题名不要随意更改和简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加[]。没有责任者、年、月、日的文件，要考证清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参考号。

9.卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。若无说明，也应将立卷人、检查人姓名、时间写上，检查人应是立卷单位分管领导。

10.案卷题名应简明确切，体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称(文种)等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面，不超过50字。

11.要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制件与原件放在一起。

12.除有特殊要求外，档案的案卷格式和各种表格、卡片的内容、规格、用纸应统一。卷盒一般用250克以上较厚的无酸纸盒全封闭式，规格为300毫米X220毫米，厚度由各校自定，一般为10、15、20、30、40、50、60毫米或自定;表格用纸为260毫米X185毫米、卡片为125毫米X75毫米，用70克以上的白色纸打印。某些特殊规格以国家制定的有关标准为准。

（四）归档的时间和手续

1.党政部门和能按年度归档的部门在次年五月底以前归档。

2.教学部门和能按教学年度归档的部门可在当年寒假前归档。

3.科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后3个月内归档。

4.当年财会档案，在会计年度终了后由财务部门保管1年，期满后的次年5月底前由财务部门的专（兼）职档案员，将应归档的财会档案编制移交目录一式二份送领导审核签字后，连同案卷集中向学校档案馆办理移交手续。

5.随时接收上级规定接收的档案。

6.接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。

六、档案的整理

（一）划分全宗

1.档案必须按全宗整理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。

2.建国后各校形成的包括各门类和载体的档案，全宗名称不因学校名称变动而改变。

（二）档案的分类、编号、排架

1.档案分类编号是在文件收集齐全的基础上，按一定原则和属性逐卷分别归类编号。

2.实体分类以全宗为单位按档案产生的领域范畴，综合记述的内容性质，对库存档案整理、编号，排架组织馆藏。

3.档案实体按档号顺序排架。档号一般是各类档案的最下位类目顺序编码。年度为自然年度或教学年度，按各类规范要求确定。

4.档案分类、编号、排架，一经确定，不可随意变动。

（三）档案检索工具的编制

1.案卷目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制，做到档号不重复。

2.从实际出发逐步编制配套的其他检索和参考工具：档案馆指南、全宗介绍、分类目录、全引目录、专题目录和文件字号索引等。

七、档案的计算机管理

档案部门应纳入学校信息管理网络，积极开发和利用教育部推荐的、与本规范配套的计算机档案管理系统，提高开发利用档案信息资源的能力。

八、档案的保管

（一）库房要求

1.新建的库房基本符合《档案馆建筑设计规范》JGJ25—2010，对于原有不合格库房，应按该规范要求逐步改造。

2.库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

3.库房标准温度为14—24℃，标准相对湿度为45—60%。

（二）档案部门根据工作需要逐步设置计算机、复印机、打印机、照相机、录像机、录音笔、去湿机、空调机、扫描仪、吸尘器等专用设备。

（三）案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符。以全宗为单位，按不同门类、载体、诊档号顺序排列。

（四）案卷应依档号顺序排放，库房柜架应编顺序号，各柜、各库和全馆均应有档案资料存放标志图、示意图。

（五）档案部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案。发现问题，及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。

（六）声像载体档案的保管，声像档案工作规范执行。

九、档案的鉴定和统计

（一）按规定进行鉴定

1.根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定，对已满期的档案进行鉴定。

2.在分管校长领导下，档案部门和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人鉴定，集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册经分管校长批准后，方可存毁。

3.销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。

（二）确定专人负责统计

1.建立健全统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆内各种情况数据，按省、市档案部门和学校主管部门的要求及时报送各种报表。

2.按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析。

3.对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议，报告学校领导。

十、档案的开发利用

（一）档案人员要熟悉馆藏，主动提供利用，发挥领导和有关部门的助手和参谋作用。

1.充分发挥学校优势，加强内外信息的综合开发利用，发挥档案的信息功能，定期跟踪服务，提高其社会效益和经济效益。

2.馆内应有检索、阅览室和复制设备，为利用者提供方便。

（二）珍贵档案应以复制件或微缩片代替原件提供利用。

（三）对馆藏档案，自形成之日起满25年的，除未解密可需要控制使用部分外，均应按国家规定，报学校批准后，分期分批向社会开放。其他单位或个人需利用时，应持单位介绍信，经部门领导或主管校长同意后，方可查阅。科技档案开放利用按国家档案局、财政部《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》执行。涉及重大问题和机密的，报请校领导批准。

1.对开放的档案，应认真审查内容，严格区分开放与控制利用的界限。

2.利用开放档案，对国内利用者与台湾、香港、澳门同胞及外国人应有不同的要求。

3.开放档案，应编制目录和检索工具，供利用者检索。

4.专利成果档案的利用按《中华人民共和国专利法》的规定执行。

（四）利用手续

1.凡利用库藏档案，均应按档案部门规定办理利用手续，填写《档案查借阅登记簿》。

2.利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》，留馆存查。

3.对借出档案，定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报学校按规定严肃处理。

十一、档案的编研和学术研究

（一）加强编研工作，对档案资料进行研究整理，编辑出版，参加学校信息网络整体建设和校内外编史修志，编写或配合有关编写重要参考资料。

1.编研的重要参考资料包括：学校沿革表;历任校领导(含副职)职务名称及任免;学校各种基础数据汇编;年鉴、学校大事记;重要档案史料汇编;重要专题档案汇编(如学生运动、规章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型设备等);党代会、教代会等重要会议简介等等。

2.对编纂的各种汇编要注意把关，保证质量。必要时报有关部门或分管校领导审查。

（二）学校档案部门要管好学校校史馆。根据学校和社会需要，经学校批准，在适当时候通过展览、新闻媒介公布一定数量的档案资料。

（三）档案部门应认真组织本单位学术理论研究，参加本系统、本地区的档案协会(学会、研究会)活动，并起重要作用。