淮阴师范学院档案实体分类方案
第一章编制说明
一、编制目的
为适应学校档案工作需要，实现档案管理标准化和规范化，根据中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》《江苏省高校档案管理办法》，结合本校实际情况，制定本方案。
二、编制原则
以学校全部档案为对象，按档案形成的领域范畴，结合档案记述和反映的内容、特点，在保持其形成的自然规律的前提下，确定统一的实体分类体系。把产生同一活动领域，记录和反映相同性质的管理性文件材料和业务性文件材料当成有机联系的整体，分别设类，并根据学校实际情况，将档案划分为：党群、行政、教学、科学研究、基建、外事、设备、出版、财会、名人等10个一级类目，声像档案和实物档案单独设类。
三、体系结构
分类号根据学校具体情况采用问题+机构相结合的方式，学校档号结构包括年度、分类号、案卷号三部分，三者之间用“-”连接，如：2019-XZ11-1，2019-JX14-5，2019-SB13-6
（一）年度由阿拉伯数字组成，如：2019
（二）分类号是档号的主体，一般由实体分类的一级和二级类目和顺序号组成，一级类目的标识符号取该类目名称主词的汉语拼音第一个字母，并用大写标识，如：行政XZ；二级类目的标识符号采用阿拉伯数字表示，各类的第一个二级类目，均为11开始，根据学校实际情况，将二级类目标识为部门代码。如：行政类：XZ11，其中：XZ是一级类目行政类，11是二级类目院长办公室。若有部门调整或是增加减少，根据实际情况重新分配或是依据顺序补类。保管期限分永久、长期、短期、30年、15年、10年，分别以汉语拼音首字大写字母标识，如：永久Y、长期C、短期D。
第二章主表
一、党群类及对应部门
DQ11党务综合—党委办公室
DQ12纪检、监察—纪委机关
DQ13组织—组织部
DQ14宣传—宣传部
DQ15统一战线—统战部
DQ16工会—工会
DQ17共青团—团委
DQ18党校—党校
DQ19周恩来研究—周恩来精神办学育人工作部
DQ20机关党务工作—机关党委
二、行政类及对应部门
XZ11行政综合—院长办公室
XZ12人事—人事处
XZ13审计—审计处
XZ14安全保卫—保卫处
XZ15后勤管理—后勤管理处
XZ16图书管理—图书馆
XZ17学生—学生工作处、人武部、大艺中心、心理咨询中心
XZ18信息化管理—信息化办公室、现代教育技术中心
XZ19校友会—校友会
XZ20档案—综合档案室
XZ21后勤服务—后勤服务集团
XZ22资产管理—资产经营公司
XZ23离退休—离退休工作处
XZ24发展研究—淮安发展研究院
XZ25发展规划—发展规划处、高等教育研究中心
三、教学类及对应部门
JX11教学综合— 教务处
JX12课程、专业建设—教务处
JX13招生录取—招生就业处
JX14普高学籍管理—教务处
JX15课堂教学与教学实践—教务处
JX16学位—教务处
JX17普高学历文凭—教务处
JX18教材管理—教务处
JX19毕业生就业—招生与就业处
JX20继续教育—继续教育学院
JX21学科建设、研究生—学科办、研究生处
JX22教学评估—教学质量监控与评估中心、教师教学发展中心
四、科学研究类及对应部门
KY11科研综合—科技处
KY12理科科研—科技处
KY13文科科研—科技处
KY14技术转移—联合技术转移中心（由科技处归口归档）
五、设备类及对应部门
SB11设备综合—实验室与设备管理处
SB12仪器设备项目—实验室与设备管理处
SB13实验室—实验室与设备管理处及各省级以上实验室（由设备处归口归档，独立实验室材料自行归档）
SB14招投标类—招投标办公室
六、基建类及对应部门
JJ11基建综合—基建处
JJ12-JJn项目—基建处（如：按项目分12、13、14……n）
七、外事类及对应部门
WS11外事综合—国际合作与交流处、港澳台事务办公室、国际教育学院
WS12出(国)境—国际合作与交流处、港澳台事务办公室、国际教育学院
WS13入境—国际合作与交流处、港澳台事务办公室、国际教育学院
WS14国际合作与会议—国际合作与交流处、港澳台事务办公室、国际教育学院
WS15留学生—国际合作与交流处、港澳台事务办公室、国际教育学院
八、财会类及对应部门
CK11财会综合—财务处
CK12会计报表—财务处
CK13会计帐薄—财务处
CK14会计凭证—财务处
CK15工资清册—财务处
九、出版类及对应部门
CB11出版综合—学报编辑部
CB12书刊—学报编辑部
CB13校报—宣传部
十、名人类
MR11—MRn按每个名人一个类号依次往下排序。
十一、声像类
SX12照片
SX13录音带
SX14录像带
SX15幻灯片
SX16磁盘
SX17影视胶片
SX18缩微胶片
SX19光盘
十二、实物类
SW 1奖状
SW 2证书
SW 3牌匾
SW 4奖杯
SW 5锦旗
SW 6礼品
SW 7印章
十三、二级学院
根据学校部门立卷归档实际情况及各二级学院材料年度归档规律，增设各二级学院独立归档门类，只划分一级类目，档号结构以文学院为例：2019-WXY-1，一级类目号取自各学院主体名称的汉语拼音首字母大写，卷内文件材料按重要程度顺序排列，保管期限统一长期保存。具体类目如下：
（一）文学院——WXY
（二） 外国语学院——WYY
（三）教育科学学院——JKY
（四）马克思主义学院——MKY
（五）法律政治与公共管理学院——FZY
（六）历史文化旅游学院——LSY
（七）经济与管理学院——JGY
（八）美术学院——MSY
（九）音乐学院——YYY
（十）体育学院——TYY
（十一）数学与统计学院——STY
（十二）物理与电子电气工程学院——WDY
（十三）化学化工学院——HGY
（十四）传媒学院——CMY
（十五）计算机科学与技术学院——JSY
（十六）生命科学学院——SMY
（十七）城市与环境学院——CHY
以上分类类目如遇部门调整，如增加或减少，根据实际情况增加或重新调整类目。
