为适应学校办公自动化、管理精细化及档案管理标准化、规范化、信息化的需要，更好的开发利用档案信息资源，根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》及江苏省《归档文件整理规则》实施细则，结合学校实际情况，制定本细则。
本细则所指的归档文件是指学校各部门在职能活动中形成的办理完毕、应当保存的党群、行政、教学、科研、基建、设备、外事等各类纸质文件材料。
1整理原则
1.1归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
1.2归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。
1.3归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
1.4归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
2一般要求
2.1组件（件的组织）
2.1.1件的构成
归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
2.1.2件内文件排序
归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。
2.2分类
2.2.1立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。
2.2.2归档文件采用年度+一级类目+二级类目方式进行三级分类。
2.3排列
2.3.1归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。
2.3.2同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。
2.3.3会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
2.3.4依材料厚度选择适合卷盒，同一保管期限的文件集中组卷，以卷盒最大厚度5cm合并装盒。
2.4编号
2.4.1归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。
2.4.2档号的结构为：年度-分类号-案卷号。上、下位代码之间用“-”连接，如2018-DQ11-1”。
2.4.3档号按照以下要求编制
a）年度：年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2018”。
b）保管期限：保管期限分为文书档案类（党政、外事类档案）、财会类：永久、定期30年、定期15年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D15”、“D10”标识；其他类别档案为：永久、长期、短期，分别以代码“Y”、“C”、“D”标识。
c）机构（问题）代码：一级分类按实体分类中11大类首词大写字母，如：党群、行政、科研分别以DQ、XZ、KY标识，二级分类采用双位制，以“11”开始，其余类目依次累为12、13、14……99。
d）案卷号：是所选择的分类号中最下位类顺序编码，由于案卷数量不同，案卷号不限级数。
2.4.4件号章的主要组成部分：年度、保管期限、件号、分类号、单件总页数，（见附录A图A1）。件号章中年度、保管期限、件号、页数用阿拉伯数字标识（见附录A图A2）。
2.5编目
2.5.1归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。
2.5.2归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。
a）序号：填写归档文件顺序号。
b）文号：文件的发文字号。如：淮师办[2019]2号，没有文号的，不用标识。
c）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
d）题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。
e）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如20181220。
f）密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。
g)页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。
h）备注：注释文件需说明的情况。
2.5.3卷内文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜纵向设置（见附录B图B1、B2）。
3纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架。
3．1修整
3.1.1归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。
3.1.2归档文件已破损的，应予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。
3.1.3归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。
3.1.4对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。
3.2装订
3.2.1归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。
3.2.2应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。
3.2.3用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。
3.2.4永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订（见附录C图C1、图C2）或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。
3.2.5永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。
3.2.6定期保管的可以使用不锈钢夹或封套装订。
3.3编页
3.3.1纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。
3.3.2页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右下角或背面左下角空白位置。
3.3.3文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。
3.4装盒
将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒封面及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。
3.4.1档案盒
3.4.1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm等。（见附录D）
3.4.1.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊盖档号。
3.4.1.3档案盒应采用无酸纸制作。
3.4.2备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人、日期（档案管理系统内直接打印）。
a）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
b）立卷人：负责整理归档文件的人员签名或签章。
c）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。
d）检查日期：归档文件检查完毕的日期。
3.5排架
3.5.1归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。
3.5.2归档文件按年度—机构（问题）—保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。
附录A：件号章样式及示例
（全宗号） |
（年度） |
（件号） |
（分类号） |
备用 |
（保管期限） |
备用 |
（页数） |
图A1
图A2
附录B：卷内文件目录样式及示例（档案管理系统直接打印）
卷 内 文 件 目 录
图B1
卷 内 文 件 目 录
2018-XZ11-2
序号 |
文号 |
责任者 |
题名 |
日期 |
页数 |
备注 |
1 |
淮师委办[2018]8号 |
淮阴师院党委 |
淮阴师范学院2018年党政工作要点 |
20180309 |
10 |
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2 |
淮师委办[2018]76号 |
淮阴师院党委 |
淮阴师范学院2018年下半年党政工作补充要点 |
20180916 |
4 |
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图B2
附录C：资料性附录（直角装订）
图C1装订方法
图C2装订效果
附录D：档案盒样式（资料性附录）学校订制
档号2018-XZ11-4 缩微号 淮 阴 师 范 学 院 案卷题名省教育厅关于淮阴师院长江路校区东大门项目的批复 归档单位校长办公室 起止日期2018年7月24日至2018年11月5日 保管期限永久 密级 |
图D1
淮 阴 师 范 学 院 |
档号 |
2018-XZ11-4 |
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图D2
附录E：备考表式样（档案管理系统直接打印）
备考表
2018-XZ11-1
说明： 本卷文件材料共23件82页 立卷人：兼职档案员（某某）检查人：部门分管领导（某某）2019年9月1日 |
