各部门、单位：

2017年度部门立卷归档工作已经开始，请各部门、单位按有关要求将2017年部门活动过程中形成的有存档价值的材料收集、整理和归档。

一、部门立卷归档要求：

1、首先进行档案管理系统数据录入，每条档案条目对应一份纸质材料，有全文的上传全文，有图像的上传图像，并配有说明时间、地点、人物（人物要全称）、事件（JPG格式像素不少于2M）。

2、纸质材料每件需要填写页码（用铅笔在页面有文字的左、右下角），材料本身有页码的不需要再重复填写。如果有二份以上不同页数的材料做为一件的，页码需要连起来编。

3、除二级学院外，职能部门以卷归档的单位需要在每件材料上的右上角盖件号章，并填写相关信息，格式请参照“兼职档案群”共享文件里的归档材料整理说明。

4、宣传部移交的照片档案像素不低于2M，每项活动精选3-5张清晰、完整的体现该项活动内容的照片上传，并详细说明时间、地点、事件、人物名字要全称（不能称张厅长、李局长之类）

5、各部门、各单位请将2017年校史编纂过程中形成的材料作为重要归档材料，包括提供给校史编纂委员会的文字稿、相关统计数据、征集到毕业生合影、其它影像资料（可以直接上传电子版）、实物等价值的关于学校、师生的历史信息均可以归档保存。

6、

二、年鉴材料报送及归档时间与方式

年鉴材料电子版请于2018年1月15日前上传至档案管理网络系统，年鉴纸质材料请于2018年5月底之前以归档方式移交综合档案室。部门立卷归档工作请各部门、单位于2018年5月底之前完成网络数据的录入和纸质档案材料的移交工作。

联系电话：83511169，联系人：刘瑛。

特此通知。

2017年12月29日