各部门、各单位：
2020年年鉴编撰和部门立卷归档工作即将开始，请各部门、单位按要求将2020年部门活动过程中形成的相关材料收集、整理，认真做好2020年年鉴材料的入鉴准备和立卷归档工作，现将有关事项通知如下：
年鉴
（一）材料内容
请各部门、单位根据《2019年淮阴师范学院年鉴》目录条目，对照相应类别，根据本部门职责范围提供相关内容材料，如：机构设置、重要事项、部门工作、二级学院、重要规章、组织机构、人才培养、素质教育、教学改革、师资队伍、课程建设、学科建设、学术动态、实验室建设、科学研究、信息化建设、国际合作与交流、教学设施、基本建设、图书、档案利用、服务社会、大事记、表彰奖励等条目。
（二）材料要求
1．年鉴材料内容为2020年度形成的；
2．入鉴材料中涉及的有关数据必须准确、完整，尤其相关表格里的内容必须填全信息；
3．年鉴中的“部门工作”一项，请各部门按照以往的入鉴格式将部门工作总结进行适当修改，再报送，要求精简内容，去虚取实，注意语句通顺、条目清晰，格式请参照2019年年鉴中部门工作的段落排版（即：大标题一、二、三，小标题1．2．3．）；
4．各二级学院及各实验室、科研平台简介，请将2020年更新过的简介内容重新报送，没有更新，也需重新报送，并确保数据准确；
5．各部门报送的入鉴材料须完整、准确，经过部门领导审核后，加盖部门公章，并填写报送人和审核人。
部门立卷归档
归档范围
各单位在2020年度工作中形成的，具有保存价值的原始文件材料（包括文字、声像、电子文件等形式），均属归档范围（具体请参照《淮阴师范学院归档范围和保管期限表》）。
立卷归档要求
1.实行部门立卷归档制度，各部门兼职档案员履行本部门档案材料的收集、整理和立卷工作职责，收集部门科室、领导、工作人员手头的工作材料，做到应收尽收，各部门分管档案工作的领导监督、检查验收等职责。
2.归档材料必须完整，整理过程中要逐件检查，不要缺项、漏项。归档材料必须是原件，原则上复印件不得归档，重要的上级下发的结论性文件必须归档。
3.归档材料严格按照规范流程整理，在移交归档前，请与综合档案室负责相应门类的老师进行核对，确认无误后再进行移交。
4.纸质档案文件目录应按标准输入学校档案管理系统，有电子文稿的也要上传到该系统中。单份纸质档案如有PDF格式文件(文件分辨率要求在200dpi以上，图片分辨率要求在400dpi以上)，可直接同步上传至档案管理系统中。兼职档案员需认真核对，确保纸质文件与上传的扫描件完全一致。
5.省级上的奖牌、奖状、奖杯等实物档案及时移交归档。
6.部门开展的重要活动的声音、图像、录像等音像资料拷贝移交或直接上传至档案管理系统。
7.档案移交目录、备考表上，各单位分管领导负责审核并签字和盖章。
三、抗疫防疫档案移交
各部门、单位需收集2020年共同抗击新冠肺炎疫情的档案资料，学校教职员工、学生参与抗疫防疫工作的音频、视频、照片；有特殊意义签名的防疫服、防疫用品实物等；教职员工、个人申请参与抗疫防疫工作的请愿书；媒体报道典型的案例等文字资料；学校及各部门、单位关于抗疫防疫工作的有关要求、制度、举措等文字资料。
四、材料报送时间与方式
（一）年鉴材料报送，请各部门、单位于2021年3月31日前，将年鉴材料提前录入档案管理系统，并上传全文电子版，纸质材料于5月底前打印出来按归档规范整理，由部门领导签字盖章移交归档。
联系人：刘瑛电话：83511169
（二）立卷归档移交，请各部门、单位于2021年5月底前录入档案管理系统并进行实体档案移交。
联系人：闫静 （党群、行政、外事、财会类及管理系统规范审核）
联系电话：83511009
严莲 （教学、科研、基建、设备、二级学院类）
联系电话：83511055
特此通知。
