各部门、各单位：
2023年年鉴编撰和部门立卷归档工作即将开始，请各部门、单位按要求将2023年部门活动过程中形成的相关材料收集、整理，认真做好2023年年鉴材料的入鉴准备和立卷归档工作，现将有关事项通知如下：
年鉴
（一）材料内容
请各部门、单位根据《2022年淮阴师范学院年鉴》目录条目，对照相应类别，根据本部门职责范围提供相关内容材料，如：机构设置、重要事项、部门工作、二级学院、重要规章、组织机构、人才培养、素质教育、教学改革、师资队伍、课程建设、学科建设、学术动态、实验室建设、科学研究、信息化建设、国际合作与交流、教学设施、基本建设、图书、档案利用、服务社会、大事记、表彰奖励等条目。
（二）材料要求
1．年鉴材料内容为2023年度形成的；
2．入鉴材料中涉及的有关数据必须准确、完整，尤其相关表格里的内容必须填全信息；
3．年鉴中的“部门工作”一项，请各部门按照以往的入鉴格式将部门工作总结进行适当修改，再报送，要求精简内容，去虚取实，注意语句通顺、条目清晰，格式请参照2022年年鉴中部门工作的段落排版（即：大标题一、二、三，小标题1．2．3．）；
4．各二级学院及各实验室、科研平台简介，请将2023年更新过的简介内容重新报送，没有更新，也需重新报送，并确保数据准确；
5．各部门报送的入鉴材料须完整、准确，经过部门领导审核后，加盖部门公章，并填写报送人和审核人。
部门立卷归档
归档范围
各单位在2023年度工作中形成的，具有保存价值的原始文件材料（包括文字、声像、电子文件等形式），均属归档范围（具体请参照《淮阴师范学院归档范围和保管期限表》）。
立卷归档要求
1.实行部门立卷归档制度，各部门兼职档案员履行本部门档案材料的收集、整理和立卷工作职责，收集部门科室、领导、工作人员手头的工作材料，做到应收尽收，各部门分管档案工作的领导要履行监督、检查验收等职责；
2.归档材料必须完整，整理过程中要逐件检查，不要缺项、漏项。归档材料必须是原件，原则上复印件不得归档，重要的上级下发的结论性文件或有领导签字批示的文件材料必须归档；
3.归档材料严格按照规范流程整理，在移交归档前，请与档案馆负责相应门类的老师进行核对，确认无误后再进行移交；
4.纸质档案文件目录应按规范标准输入学校档案管理系统，有电子文稿的也要上传到该系统中。单份纸质档案如有PDF格式文件(文件分辨率要求在200dpi以上，图片分辨率要求在400dpi以上)，可直接同步上传至档案管理系统中。兼职档案员需认真核对，确保纸质文件与上传的扫描件完全一致；
5.省级以上表彰的奖牌、奖状、奖杯等实物档案及时移交归档；
6.部门开展的重要活动的声音、图像、录像等音像资料拷贝移交或直接上传至档案管理系统；
7.档案移交目录、备考表上，各单位分管领导负责审核并签字和盖章。
三、专题档案移交
（一）年度开展学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想主题教育专题档案移交
各部门、单位收集整理2023年开展主题教育相关档案资料。
（二）本科教学审核评估专题档案材料移交
各部门、各单位将2023年本科教学审核评估的所有相关材料收集归档，注意重点有结论性的、专家评语等材料的收集。
（三）专题会议：校第五次党员代表大会、共青团第四次代表大会、第二十次学生代表大会等专题会议材料
大会议程、工作报告、代表名单、代表发言、主席团名单、选举办法等。
四、材料报送时间与方式
（一）年鉴材料报送，请各部门、单位于2024年3月31日前，将年鉴材料提前录入档案管理系统，并上传全文电子版，纸质材料于5月底前打印出来按归档规范整理，由部门领导签字盖章移交归档。
联系人：刘瑛 电话：83511169
（二）立卷归档移交，请各部门、单位于2024年5月底前录入档案管理系统并进行实体档案移交。
联系人：闫静 （党群、行政、外事、财会类及管理系统规范审核）联系电话：83511009
郑双 （教学、科研、基建、设备、二级学院类）
联系电话：83511055
特此通知。
院长办公室
2024年1月5日
