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淮阴师范学院电子文件管理细则

发布者:刘瑛 [发表时间]:2020-03-24 [来源]: [浏览次数]:

淮 阴 师 范学 院 文 件

淮师办〔2013〕13号

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淮阴师范学院电子文件管理细则

一、总则

第一条为了适应学校信息化建设和自动化网络办公的需要,规范我校电子文件的归档管理工作,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》《高等学校档案管理办法》等有关法规,制订本办法。

第二条本办法所称电子文件:是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传输的文件;归档电子文件:是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

第三条电子文件的归档范围、归档鉴定对照学校纸质文件的归档范围执行。

第四条归档电子文件必须保证其真实性、完整性和有效性,确保电子文档的安全和信息可用性。归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。

二、管理体制和职责

第五条根据《中华人民共和国档案法》的相关规定,在原有档案管理工作网络的基础上,分管领导应该加强电子文件的管理和归档工作,各兼职部门至少要配备一名政治、业务素质较高、具有一定计算机管理水平的专兼职档案管理员,负责本单位形成的电子文件的收集和向综合档案室移交的工作。

第六条各归档部门从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施,对其实施同步管理并纳入部门的工作内容。电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作,由承办(业务)部门负责,要将电子文件的整理归档工作纳入电子文件承办人的岗位职责。

第七条对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作,由校综合档案室负责。综合档案室要建立相应的工作制度,对电子文件的收集、鉴定、归档及电子档案的保管、利用实行全过程管理。

第八条综合档案室要配备政治业务素质较高的计算机或相关专业技术人员管理电子档案;同时配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统,保证归档电子文件的有效识读和数据管理。全校档案人员要学习掌握计算机和档案网络管理系统的操作技能,利用归档的电子文件,积极开展档案编研、信息开发和服务利用工作。

三、电子文件的收集

第九条各单位在主要职能活动中产生的电子文件,凡是属于归档范围和有查考利用价值的均应收集归档。

第十条电子文件的类型:

(一)电子文件稿本

电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。

(1)定稿电子文件:在学校自动化网络办公系统中使用电子文件流程形成的电子文件,最后修改稿即为定稿电子文件,用计算机文档处理系统起草文件时形成的最后一稿电子文件,记录了文件的最后修改结果,收集时需落实必要的签字手续,明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。对特别重要文件的历次草稿需要保存时,每一稿应以不同标识加以区别。

(2)正式电子文件:将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕,能行使其文件的职能,其标识应以正式文件文号注明。正式电子文件必须进行禁止写操作的技术处理,文本文件用PDF格式存储,以确保其真实性和有效性。

(二)电子文件信息类型

电子文件类型包括文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链结文件、程序文件和数据库文件等。

对于用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件,如不能转换,则应连同专用软件一并归档。

四、电子文件的归档和移交

第十一条电子文件归档范围

淮阴师范学院电子文件的归档范围按照本校制定的各归档部门纸质文件归档范围执行。此外,还包括有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、多媒体课件、超媒体链接文件(WEB网页)、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等。

第十二条电子文件归档

电子文件的归档可采取两种方式进行,一是利用学校现有的档案管理网络系统进行逻辑归档;二是在系统以外形成的电子文件利用安全、有效的介质定期进行物理归档。但是,按照国家现行法规,所有归档电子文件在向档案管理人员和档案管理部门归档的同时必须对应的归一套纸质文件。

1、逻辑归档的要求:

(1) 电子文件归档操作由各归档部门兼职档案管理员完成。

(2) 兼职档案管理员要把归档电子文件上传到学校档案管理系统服务器上,服务器必须采取双机备份等可靠的备份措施。

(3)办理完毕的电子文件实行随办随归,最迟不能超过1个月。

2、物理归档的要求:

(1)兼职档案管理员应根据学校制定的归档范围,在电子文件产生时就要对应归档电子文件进行标识(文件题名、形成日期)。

(2)各归档部门办理完毕的电子文件进行禁止写操作后,在纸质文件归档的同时拷贝到磁盘或光盘上,文件数据还应填写电子文件目录。载体上标注好盘内文件内容、类别、存入日期等,如要保密还要标明密级。

(3)特殊格式的电子文件(非通用格式),归档时应在存储载体上同时备份相应查看软件。对用数据库管理系统生成的数据库文件,数据库结构字段名为非汉字结构的,归档时应附数据库结构说明书,标明每个字段的汉字名称;如记录内容用代码表示的应全部转换为汉字表示,以确保数据库信息的可利用性。

(4)电子文件承办人在向本单位档案管理员归档时,应填写《归档电子文件登记表》,与盘片一同交给档案管理员归档,本单位的电子文件管理员统一向综合档案室移交。

第十三条电子文件的鉴定

电子文件的鉴定工作,包括对电子文件真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、划定保管期限等。各单位电子文件管理员对归档的电子文件进行文件真实性、完整性、有效性检验。

综合档案室对接收归档的电子文件要对应归档的每套载体及其技术环境进行检验和鉴定。检验鉴定项目如下:

1、物理归档的电子文件载体有无划痕,是否完好;

2、逻辑归档的电子文件是否进行了禁止写操作处理、归档鉴定是否准确;

3、检查归档电子文件是否带有病毒,并核实其真实性、完整性、有效性检验及审核手续;

4、核实登记表、软件、说明资料等是否齐全;

5、对特殊格式的电子文件,应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

6、物理归档的电子文件经检验合格的分别由移交单位和接收单位填写《淮阴师范学院归档电子文件登记表》,双方签字盖章。登记表一式两份,一份由电子文件形成单位自己保管,一份交校综合档案室保存。

五、电子档案的保管、利用和统计

第十四条 归档电子文件移交到综合档案室后,综合档案室要及时对其进行备份,必要时将备份光盘异地保存。

第十五条 综合档案室对接收入库的电子档案要定期进行检查,发现问题及时采取恢复措施。

第十六条保管的归档电子文件要采用专门的保护技术手段和保护设备。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中,并注意温度和湿度控制,防止强磁场干扰。

第十七条电子文件的保管期限参照国家、教育部和本校制定的纸质文件材料保管期限的有关规定执行。销毁超过保管期限的电子档案时要严格审核,编制销毁清册,经学校有关领导批准后方可销毁。

第十八条综合档案室要积极开展归档电子文件的编研、开发和提供利用。综合档案室管理员要会同各归档部门计算机系统管理人员设定查询归档电子文件的权限。但是,利用电子文件只能通过数据库服务器提取相关数据,不能通过办公网络直接链接数据库服务器查询档案信息,也不能使用备份介质直接提供利用。

第十九条综合档案室应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第二十条本办法由校长办公室负责解释。

第二十一条本办法从公布之日起施行。

附件:

一、档案管理网络系统管理细则

二、淮阴师范学院归档电子文件登记表

三、淮阴师范学院归档电子文件移交、接收检验登记表

淮阴师范学院

2013年3月7日

抄 送:校内发送

淮阴师范学院校长办公室 2013年3月7日印发

(共印30份)

附件一:

档案管理网络系统管理细则

第一条 充分发挥《淮阴师范学院档案管理网络系统》功能,建立完整的档案信息数据库,利用该系统完成档案查询、借阅、数据上传、复制、统计和目录输出等管理功能。

第二条 以学校各项管理工作中形成有价值的归档材料为依据,录入信息并及时维护,确保数据信息内容的准确、完整。

第三条 本年度归档的案卷信息内容需在次年年底前全部录完,及时打印卷内文件目录及案卷目录,并对本年度录入的信息内容进行核对,同时做好纸质材料的立卷归档工作。

第四条实行纸质档案扫描录入计算机管理,以学籍档案、珍贵档案为重点,逐步实现全校档案数字化管理。

第五条对录入和扫描的档案信息进行及时的备份并刻录光盘保存,登记刻录时间和所刻录内容、数据的容量、刻录人。

第六条不得随意使用外来存储设备,确实需要时需进行病毒检查,防止机器故障造成信息的损坏和丢失。

第七条未经批准,不得提供并复制档案信息内容,贮有保密信息的载体严禁外传,存储数据软件应由专人管理。

第八条档案管理网络系统服务器应由专人管理和维护,非本室人员,未经允许不得擅自操作计算机。

第九条保证机房的清洁、卫生,严禁在机房内存放各种易燃、易爆、腐蚀性和强磁物品,不得在机房内吸烟、吃零食、乱丢垃圾及杂物。

第十条利用网络信息数据为学院各项工作提供服务。

 


附表二:

淮阴师范学院归档电子文件登记表

编号:

归档单位


单位编号


联系人


电话


提交介质

□CD光盘 □DVD光盘 □CP磁盘 □LXD录像带

文件类型

□文本文件 □图像文件 □图形文件 □影像文件

□声音文件 □超媒体链接文件 □程序文件 □数据库文件

文件特征描述

操作系统:

数据库系统:

相关软件(文字处理工具、文字浏览器、压缩或解密软件等)

文件数量


总字节数


文件名称

题名

形成时间

文件版

本代码

保管

期限

1






2






3






4






5






6






7






8






9






10






移交手续

移交人


移交时间

年 月 日

接收人


接收时间

年 月 日