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【校庆巡礼】档案:守护学校历史 传播档案文化(图文)

发布者:刘瑛 [发表时间]:2019-04-03 [来源]: [浏览次数]:

习总书记说:“档案工作是一项非常重要的工作,经验得以总结、规律得以认识、历史得以延续,各项事业得以发展,都离不开档案。在全面建设小康社会的进程中,档案工作显得越来越重要。”档案工作历来是学校发展过程中重要的一部分,自建校以来,学校保存了珍贵的学校发展过程中原始档案资料,四校合并以后,库藏档案资料更加丰富,这些珍贵的历史遗迹为学校日新月异的发展发挥了宝贵的作用。

学校档案基本概况学校综合档案室目前保管全校五个全宗(淮阴师范学院、原淮阴师范专科学校、原淮阴教育学院、原江苏省淮阴师范学校、原江苏省淮安师范学校)的党群、行政、教学、科研、设备、财会、外事、出版、基建、声像、实物等11大类档案4万余卷(件),档案网络管理系统电子目录192428条,全文98596条,数字化文件98520条,档案容量1.9T。使用档案管理网络系统管理全校49个兼职档案部门的接收立卷归档工作,年接收档案在1300卷左右,工作日平均接待查档利用率在23人次/天,利用案卷数量45卷/天。学校保管最早的档案是建国初期淮安师范学校(苏皖盐城区立师范学校)时期的教学工作材料以及淮阴师范学校1952年办学征用土地的完整地契等。

以制度规范档案管理 建立了《淮阴师范学院档案管理暂行办法》《淮阴师范学院电子文件管理细则》《淮阴师范学院档案工作检查实施办法》《淮阴师范学院档案实体分类规范》《淮阴师范学院归档范围和保管期限表》《档案立卷归档制度》《档案保管制度》《档案安全保密制度》《档案查借阅利用制度》《档案统计制度》《档案鉴定销毁制度》《数字化工作间管理制度》《阅档室管理制度》等较为健全的规章制度,召开全校性档案工作大会,实行两年一次的档案部门立卷归档评比表彰活动,表彰档案工作先进集体和先进个人,促进档案工作管理的规范化。制定了《学校档案工作“十三五”规划》,明确了学校档案工作方向,向为建立数字化档案馆目标迈进。

加强档案数字化管理 对库存档案进行全文数字化,通过集中数字化加工,学校划拨专项经费25万,共计完成230万页档案数字化处理。目前存量永久保存档案已经实现95%的数字化,长期保存档案数字化率60%,力争在十三五期间完成永久、长期档案100%数字化。数字化率的提高,使得学校档案利用效率大幅提高,手工查阅档案时,从查找全引目录,到库房档案柜架上调取档案,最快一份文件的调阅也需5分钟的时间,运用档案管理系统查阅档案最快可以在几秒内完成一份档案材料的调取,并打印提供给利用者,并不会有遗漏。目前正在继续完善档案管理系统的关键词检索,使档案深度检索功能进一步加强。2008年,承办全省高校档案资源建设研讨会,全省100余所高校参加,进一步促进了我校档案工作。

挖掘历史信息,让“死档案”变成“活历史”从2000年开始编纂《淮阴师范学院年鉴》,汇集了全校各部门单位年度内重要工作,成为一本浓缩的年度档案卷宗。在完成基础档案业务管理工作的同时积极开展档案编研工作,相继编制了《淮阴师范学院大事记1958-2017》《淮阴师范学院发文汇编1987-2017》《淮阴师范学院表彰奖励、人事任免、组织机构、外事交流、职称评定等》编研材料及汇编49种837件,《淮阴师范学院全引目录》《淮阴师范学院收发文索引》《淮阴师范学院基建档案目录》《淮阴师范学院财会档案目录》等各类索引15种167件,这些索引和汇编在学校校史编纂、校史馆建设中发挥了重要的作用,节省了各二级学院、部门查阅利用的时间,提高了工作效率。建立了知名教授、校领导的名人档案。

为各类评估检查、校史馆建设、校史编纂提供原始资料 在学校本科教学评估、教学审核评估、省委巡视检查过程中,提供了大量的档案资料和数据,保证了各类评估检查、省委巡视工作的正常开展。为校史馆建设提供并扫描了500余张历史照片素材、部分实物以及查阅并扫描大量原始历史档案资料选;为校庆宣传片制作提供四个学校建校以来的毕业生合影、校门等照片70余张,为各二级学院及部门提供历史沿革相关数据和资料近2000卷次;为校史编纂提供四个学校原始档案电子数据1万余条,复印并打印各类档案资料8300余页,并查阅提供四校历任校级领导任职情况,《淮阴师范学院校史稿》已经出版,档案室所存档案为学校存史修志发挥了重要的作用。

开展口述档案的建档 组织开展首批四个学校在职、离退休的13位老领导、老教师的口述学校历史信息的采集工作,通过现代录音录像的多媒体技术对老领导和老教师进行采访和影像录制,抢救这些离我们越来越远的历史信息,此次共采集到口述历史信息音频、视频原始数据约1560分钟,为学校开展下一阶段学校口述史建档工作奠定了基础。

默默奉献结硕果 淮阴师范学院档案管理工作1997年达到江苏省档案工作省级标准,2000、2003、2013和2015年连续获得由江苏省教育厅和江苏省档案局联合表彰的江苏省高校档案工作先进集体,连续多次获得淮安市档案执法检查优秀单位,综合档案室获得学校2010、2016、2017年度机关作风建设示范科室,并多次在省市举办的档案法律法规知识竞赛中获得集体和个人的一、二等奖、优秀奖,档案人员也相继获得淮安市档案工作先进个人、淮安市最美档案人,江苏省档案人才151工程第二层次培养对象、江苏省档案科技成果三等奖等殊荣。2013年我校档案工作在全省高校率先通过江苏省档案工作五星级测评验收。

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图为保存最早的淮安师范学校建国初期的教学工作档案

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图为淮阴师范学校50年代地契、休学证明

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图为淮阴师专、淮阴教院不同时期校门

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图为淮阴师范、淮安师范不同时期校门、部分建筑

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图为建立各项规章制度

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图为日常档案整理、接收利用、数字化扫描工作场景

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图为开展口述档案建档、部分编研材料

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图为接受上级档案工作检查、承办江苏省高校档案资源建设研讨会、开展业务培训

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图为召开档案工作会议,开展档案评比表彰,档案法律法规宣传工作

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图为获得先进集体及档案法律法规知识竞赛等荣誉

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图为综合档案室获得部分荣誉

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图为正在改造中的档案馆平面图及库房