综合档案室岗位职责

一、积极学习和宣传国家、省市关于档案管理的法律法规、条例。

二、遵守各项学校档案管理的各项业务规章制度。

三、维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，改进档案保护技术，严守国家机密。

四、积极开展咨询服务；热情接待档案利用者，迅速、准确提供所需档案和资料。

五、积极开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。

岗位分工

综合档案室主任：

1、负责综合档案室的全面工作，对本部门工作负总责。

2、组织起草或制定综合档案室建设的长远规划或日常管理工作制度；制定本室的年度工作计划和年度工作总结；组织实施本室年度工作计划、学校和上级部门下达的临时性工作任务。

3、负责组织收集年鉴材料，并负责年鉴的编纂，编排，校对。

4、负责学院全宗卷编制、组织沿革、全宗指南、综合档案室大事记编纂；负责档案编研与开发。

5、负责档案信息的网上发布，档案网站的规划与维护；组织实施档案数字化外包。

6、负责档案保管期限的鉴定，对到期的档案进行鉴定与销毁。

7、组织全校兼职档案员培训工作；组织参加档案学术研究和交流活动。与校内外的沟通协调工作。

8、负责组织实施档案工作各类检查评估验收、复查、等级评定等。

9、负责名人档案、声像档案、实物档案的收集、整理、利用、编研、编目和鉴定等工作。

10、对“南大之星”档案管理系统进行维护，数据备份；负责对校对后的电子数据的批量更正与修复上传。OA系统与档案管理系统的数据对接工作。

11、上级领导交待的其他工作任务。

档案岗位一：

一、档案查阅利用

负责淮阴师范学院（含师专）全宗档案的整理利用和学历证明的缴费查询。

二、工作职责

负责党群、行政、外事类部门归档整理的接收、统计、整理，盖类号章，做好部门立卷归档整理并负责指导各部门系统归档和实体档案整理，并对各兼职档案部门归档材料进行催要以及对各部门录入档案的电子数据进行核对。

三、责任范围

1、协助档案专用印章管理与使用；记录档案工作日志；负责每年勤工助学申请，指导勤工助学同学协助核对、校对数据。

2、负责接待校内外人员来档案室查借阅及利用效果登记工作；负责类别档案的催要移交工作，负责类别档案统计工作。

3、学校、二级学院网上发布的重要信息采集。

4、案卷排架入库和库房的防盗、防火、温度、湿度监测与控制、防虫、防强光等日常管理工作。负责档案案卷修复保护（比如标签掉落等情况）。

5、临时性的其他工作。

档案岗位二：

一、档案查阅利用

负责淮阴教育学院、淮阴师范学校、淮安师范学校三个全宗档案提供利用及基建档案的利用管理。

二、工作职责

负责教学、科研、基建、设备等类的归档整理的接收、统计、整理，盖类号章，并负责指导各部门系统归档和实体档案整理，并对各兼职档案部门归档材料进行催要以及对各部门录入档案的电子数据进行核对。

三、责任范围

1、负责档案专用印章管理与使用；办公用品采购，报刊订阅等，每年度档案年报表统计上报，综合档案室国有资产的统计，登记，调入调出工作。

2、负责校史馆的日常管理、接待使用、来访登记、馆内展墙内容的更新制作。

3、负责接待校内外人员来档案室查借阅及利用效果登记工作；负责类别档案统计工作及汇总。档案案卷修复保护（比如标签掉落等情况）。

4、协助做好声像档案、实物档案的接收、分类、编目、拍照、系统整理。毕业生合影的收集整理，协助做好名人档案的采集、整理。

5、临时性的其他工作。

档案岗位三：

一、档案查阅利用

协助查询利用全校各门类档案，负责财会类档案的接收、整理及四个全宗财会档案的利用管理。

二、工作职责

负责各门类档案的分类、整理、编目、编制卷内及全引目录的编制，对系统数据条目及全文数据进行核对调整；部分实体档案的扫描录入。

三、责任范围

1、协助档案专用印章管理，协助做好档案管理系统的使用。

2、负责编制检索工具，向“南大之星”管理软件输入案卷目录等信息。档案案卷修复保护（比如标签掉落等情况）。

3、负责做好年鉴的校对工作、负责各部门作废印章的接收、保管工作。

4、每年度二次检索的摘录及补充；协助做好数字化扫描的相关安排工作。

5、临时性的其他工作。